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Dr. H. Streuff: Hinweise zur Beschaffung behindertengerechter PC

In den Marburger Beiträgen und im horus Nr. 3/95 schildert Frau Rita Schroll ihre (negativen) Erfahrungen bei der Beschaffung einer blindengerechten Arbeitsplatzausstattung. Vermutlich wird mancher Leser der MB seine eigenen Probleme in ähnlicher Situation wiedererkannt haben. Ich möchte daher mit den nachfolgenden Hinweisen ein wenig Hilfestellung leisten. Dabei kann ich auf langjährige Erfahrung im Bereich der Informationstechnik (IT) allgemein ebenso zurückgreifen wie auf eine mehrjährige Tätigkeit als Vertrauensmann der Schwerbehinderten. In beiden Funktionen war ich mehrfach mit der Beschaffung blindengerechter Arbeitsplatzausstattungen befaßt - sowohl für blinde und sehbehinderte Kolleginnen und Kollegen als auch für mich selbst.

Die Beschaffung eines blindengerecht ausgestatteten PC-Arbeitsplatzes sollte hinsichtlich Planung, Auswahl und Realisierung nicht anders verlaufen als bei Beschaffungen für den IT-Bereich allgemein. Derartige Beschaffungsverfahren sind hinsichtlich der einzelnen Schritte in ihren Grundzügen standardisiert und validiert.

1. Der blinde Mitarbeiter sollte neben dem Vertrauensmann (der Vertrauensfrau) der Schwerbehinderten und den Vertretern der zuständigen Kostenträger frühzeitig die in seiner Dienststelle oder seinem Betrieb für die IT zuständige Organisationseinheit über die geplante Beschaffung informieren und um Unterstützung bitten. Die hausinternen IT-Fachleute können über die sowohl für Hardware als auch für Software notwendigen Randbedingungen informieren und im Verlauf der Beschaffung mit darauf achten, daß die hieraus resultierenden Anforderungen an den PC-Arbeitsplatz tatsächlich erfüllt werden. Dies gilt insbesondere dann, wenn der PC in ein hausinternes Netz eingebunden oder Daten zwischen diesem PC und anderen Geräten per Diskette ausgetauscht werden sollen.

2. Die aus den eigenen Anforderungen an den Arbeitsplatz und den technischen Randbedingungen der hausinternen IT-Struktur resultierenden funktionalen Anforderungen sind möglichst detailliert und präzise zu formulieren. In einem derartigen "Leistungsverzeichnis" sollten auch Einzelheiten hinsichtlich der erwarteten Service-Leistungen (Reaktionszeiten des Kundendienstes, Stellung eines Ersatzgeräts während längerer Reparaturzeiten u. dgl.) aufgeführt werden. Die Anforderungskriterien sind dabei zu gliedern in

* Ausschlußkriterien

* wesentliche funktionale Kriterien

* wünschenswerte Leistungskriterien.

Dabei sind "Ausschlußkriterien" diejenigen Anforderungen, die für den blinden Nutzer unverzichtbar sind. Hier finden sich auch einige der aus einer Einbindung des PC in hausinterne IT-Strukturen resultierenden Kriterien wieder.

Die "wesentlichen funktionalen Kriterien" umfassen alle Leistungsanforderungen, die notwendig sind, jedoch in ihrer funktionalen Ausprägung auch schwächer erfüllt werden können, ohne daß ein derartiges System als ungeeignet einzustufen ist. So kann die umfassende Kompatibilität mit spezieller Software der Dienststelle wünschenswert sein; ist jedoch die Datenübertragung

zwischen dem PC des blinden Mitarbeiters und denjenigen der Kolleginnen und Kollegen sichergestellt, könnte dies als ausreichend angesehen werden.

Das für alle funktionalen Anforderungen uneingeschränkt optimale IT-System existiert in der Regel nicht. Die IT-Experten reden ein wenig flapsig von der "Eierlegenden Wollmilchsau" ... Die Beschaffung eines PC"s ist daher jeweils ein Kompromiß zwischen der Zielvorstellung und den Möglichkeiten der angebotenen Systeme. Bei der Kompromißfindung spielen die wesentlichen funktionalen Kriterien eine entscheidende Rolle. Hier muß der zukünftige Nutzer - wiederum unterstützt von den IT-Experten seiner Dienststelle - seine Anforderungen möglichst umfassend formulieren. Bei der Auswertung der Angebote muß er dann entscheiden, ob er an der einen oder anderen Stelle Abstriche machen kann.

Die wünschenswerten Kriterien könnte man auch unter der Rubrik "nice to have" formulieren. Bei der Auswahl der Angebote spielen sie nur dann eine Rolle, wenn mehrere angebotene Systeme nahezu gleiche Funktionalitäten bei den wesentlichen funktionalen Kriterien bieten.

3. Das umfassende Leistungsverzeichnis kann nun an geeignete Anbieter von PC-Arbeitsplätzen versandt werden. Dabei sollten die Anbieter deutlich auf die zu erfüllenden Ausschlußkriterien hingewiesen werden. In seinem Angebot sollte der Anbieter explizit erklären, daß die angebotenen Systeme alle Ausschlußkriterien uneingeschränkt erfüllen. Im übrigen sollte im Angebot auf jedes Kriterium einzeln eingegangen werden. Funktionalitäten, die über die Kriterien des Leistungsverzeichnisses hinausgehen, sollten separat aufgeführt und erläutert werden.

4. Fordern Sie den Anbieter auf, sich zu einer (nach Möglichkeit kostenlosen) Teststellung in Ihrer Dienststelle bereit zu erklären. Nur ein Test des vollständigen Systems an Ihrem Arbeitsplatz und ggf. eingebunden in die hausinterne IT-Struktur stellt sicher, daß Theorie des Angebotes und Realität des IT-Systems übereinstimmen. Stimmen Sie die Einzelheiten dieser Teststellung mit den IT-Experten Ihrer Dienststelle ab, um einerseits deren Unterstützung bei (fraglos auftretenden) technischen Problemen und andererseits weiteres Fachwissen bei der Beurteilung sicherzustellen.

Sollte der Anbieter nur zu einer kostenpflichtigen Teststellung bereit sein, prüfen Sie das Angebot zunächst sehr sorgfältig und vergleichen Sie es mit denen anderer Anbieter. Angesichts der sehr hohen Preise für blindengerechte IT-Arbeitsplätze halte ich persönlich die Forderung nach einer Kostenerstattung für nicht gerechtfertigt. Sie können dies bereits im Leistungsverzeichnis deutlich machen, indem Sie die kostenlose Teststellung als Ausschlußkriterium formulieren.

5. Grundlage der Beschaffung sollte ein möglichst standardisierter Kaufvertrag sein. In der Regel wird bei öffentlichen Dienststellen ein Vertrag nach den "BVB-Kauf" (besondere Vertragsbedingungen für den Kauf von IT-Systemen) geschlossen. Wesentlich hierbei ist, daß nach der Aufstellung des PC und seiner betriebsbereiten Übergabe durch den Auftragnehmer der Auftraggeber der Erklärung der Betriebsbereitschaft innerhalb von 30 Tagen widersprechen kann, sofern das System die geforderten Funktionalitäten nicht erfüllt. Erst nach Ablauf dieser Einspruchsfrist gilt das System als betriebsbereit und der Auftragnehmer kann den Rechnungsbetrag einfordern. Abhängig von der Schwere der während der Einspruchsfrist auftretenden Fehler sehen die BVB-Kauf verschiedene Möglichkeiten bis hin zur Stornierung des Kaufvertrages vor.

Sind derartige Standardverträge in Ihrer Dienststelle nicht üblich, so sollten Sie jedenfalls bei Abschluß des Kaufvertrages

auf eine entsprechende Klausel dringen. So stellen Sie sicher, daß Sie genügend Zeit haben, alle Funktionen eines komplexen IT-Systems zu testen. Solange die Rechnung noch nicht bezahlt ist, wird der Auftragnehmer bemüht sein, auftretende Probleme schnell und nachhaltig zu lösen.

Wenn Sie die oben aufgeführten Hinweise bei einer Beschaffungsmaßnahme berücksichtigen, reduzieren Sie das Risiko, ein System zu erwerben, das die von Ihnen gestellten Anforderungen nicht oder nicht vollständig erfüllt. Gleichzeitig stellen Sie bereits mit der Erarbeitung des Leistungsverzeichnisses und der Bewertung der Angebote auf dessen Grundlage sicher, daß alle von Ihnen erwarteten Funktionalitäten dem Anbieter bekannt sind und daß das System in die IT-Strukturen Ihrer Dienststelle paßt.

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